구성원 찬반 투표, 수요조사, 의견수렴. 대학 행정 업무에서 빠지지 않는 일들이지만 매번 막막합니다. 외부인이 끼어들면 결과가 왜곡되진 않을지, 취합하고 정리하다 보면 본업은 언제 하나 싶고요.
사실 이 문제는 도구의 문제이기도 합니다. 기존에 많이 쓰던 구글폼이나 네이버폼은 대학 행정 특유의 요건 인 내부 인원 한정, 익명 보장, 공식 근거용 결과 산출을 충족하기 어렵습니다. 그렇다고 전용 시스템을 구축하자니 비용과 시간이 부담스럽죠. 많은 담당자들이 '차선책'으로 업무를 이어가는 이유입니다.
치즈버튼을 선택한 두 대학 담당자에게 직접 물어봤습니다. 어떤 문제를 마주했고, 어떻게 해소됐는지를요.
강남대학교 기획예산팀 인터뷰: 교명 변경에 교육부 서류가 필요하다면
대학 영문 교명 변경은 단순히 현판을 새로 다는 일이 아닙니다. 교육부 인가가 필요한 공식 행정 절차예요. 강남대학교는 영문 교명을 'Kangnam'에서 'Gangnam'으로 변경하면서 재적생·교원·직원 전체를 대상으로 처음으로 디지털 찬반 투표를 기획했습니다.
Q. 이번 투표를 기획하게 된 배경이 궁금합니다.
"영문 교명 변경은 교육부 인가가 필요한 공식 절차인 만큼, 내부 구성원 의견수렴 결과가 요건 중 하나였습니다. 단순히 행정적 요건을 충족하는 것을 넘어, 구성원 모두가 이 변화에 공감하고 참여할 수 있는 기회를 만들고자 했습니다."
Q. 명부 인증 투표가 필요했던 이유는 무엇인가요?
"교명 변경은 학교 정체성과 직결되는 중요한 의사결정인 만큼, 외부인도 참여할 수 있는 방식으로 진행했다면 결과가 왜곡될 가능성을 배제할 수 없었습니다. 외부의 개입을 원천적으로 차단하고, 오직 내부 구성원의 순수한 의견만을 수렴할 수 있었습니다."
사전 등록된 명단에 포함된 인원만 투표에 참여할 수 있습니다. 외부 접근은 자동 차단되고 중복 참여도 방지돼요. 익명 투표를 함께 설정하면 신원은 보호하면서도 결과의 신뢰성을 확보할 수 있습니다. 교명·학칙·규정 변경처럼 구성원 의견이 공식 행정 근거로 활용되어야 하는 상황에 특히 적합한 기능입니다.
Q. 실제로 써보시니 어떠셨나요?
"가장 편리했던 기능은 미리보기였습니다. 모바일과 PC 모두에서 기기별 화면을 직접 확인하면서 즉각 수정할 수 있었습니다. 덕분에 완성도 높은 투표 화면을 구성하는 데에 큰 도움이 되었습니다."
콘텐츠 설정 단계에서도 담당자가 놓치기 쉬운 세부 항목들이 이미 체계적으로 정리되어 있었다고 해요. 처음 사용하는 플랫폼이었지만 빠짐없이 설정을 마칠 수 있었고, 그 경험이 인상적이었던 모양입니다.
"별도의 매뉴얼 없이도 직관적으로 운영이 가능하다는 점이 실무적으로 매우 유용했습니다."
담당자는 향후 학칙 개정이나 주요 의사결정 사안에서도 치즈버튼을 다시 활용할 의향이 있다고 밝혔습니다.
방통대 대학원행정실 인터뷰: 전국에 흩어진 재학생에게 닿는 방법
국립한국방송통신대학교는 재학생이 전국에 분산된 원격대학입니다. 대면 의견수렴은 구조적으로 불가능에 가까워요. 기존에는 학교 자체 수요조사 프로그램이나 네이버폼·구글폼을 활용해왔지만, 이번에는 달랐습니다. 담당자는 기존 프로그램도 익숙한 도구라고 하지만, 이번 수요조사에는 다른 선택이 필요했다고 합니다.
Q. 이번 수요조사를 기획하게 된 배경이 궁금합니다.
"졸업사정 프로그램 개발 막바지였는데요. 곧 출시되는 프로그램 홍보 및 고도화 작업 시 반영될 요소를 학생의 입장에서 직접 들어보기 위해 수요조사를 기획했습니다."
Q. 기존 방식과 비교해서 치즈버튼은 어떻게 달랐나요?
"웹페이지가 신선했어요. 기존의 학교 시스템이나 구글·네이버 폼보다 디자인이 예뻐서 마음에 들었고, 투표 화면의 색·이미지 버튼까지 커스터마이징할 수 있어서 좋았습니다."
"구글이나 네이버폼은 문항 간 연계성이 있는 경우 사용하기 불편했는데, 치즈버튼은 단계형 질문을 하기에 매우 편리했습니다. 수요조사를 실시하는 기관의 입장에서 보면, 결과값을 보는게 편했어요. 수요조사를 하는 목적은 결과값을 보다 직관적으로 용이하게 보기 위해서 사용하는 것인데, 다른 형태보다 한눈에 보이는 구조가 마음에 들었습니다."
설문 화면의 색상·이미지·버튼을 기관 분위기에 맞게 자유롭게 구성할 수 있습니다. 응답 완료 후에는 별도 가공 없이 바로 쓸 수 있는 형태로 결과를 확인할 수 있어요. 구글폼·네이버폼으로는 구현하기 어려운 정교한 설문을 치즈버튼 하나로 처리할 수 있는 구조입니다.
Q. 앞으로 더 활용해보고 싶은 영역이 있으신가요?
"특강, 행사, 설명회 등의 모집이나 이벤트 참여 독려, 학사 상담 신청 시에도 활용한다면 좋은 결과가 있을 것이라 생각합니다."
대학 행정 업무, 어디까지 바꿀 수 있을까요?
강남대학교 기획예산팀 담당자는 교육부 인가라는 공식 절차를 앞두고, 처음으로 전체 구성원 디지털 투표를 기획했습니다. 매뉴얼도, 전담 인력도 없이. 방통대 대학원행정실 담당자는 전국에 흩어진 재학생들에게 닿기 위해 익숙했던 도구를 바꿨습니다. 익숙한 도구도 있었지만, 이번 수요조사에는 다른 선택이 필요했습니다.
두 사람이 공통적으로 말한 건 하나였습니다. 처음 써봤는데 생각보다 훨씬 쉬웠다는 것. 설정 단계에서 놓칠 뻔한 항목들이 이미 정리되어 있었고, 결과 화면은 따로 가공할 필요 없이 바로 쓸 수 있었습니다. 강남대 담당자는 다음 의사결정 사안에서도 쓰겠다고 했고, 방통대 담당자는 수요조사 너머 특강 모집, 학사 상담, 이벤트 독려까지 확장해보고 싶다고 했습니다.
🎯 이런 상황이라면 치즈버튼을 고려해보세요
교명·학칙·규정 변경 등 공식 근거가 필요한 내부 의견수렴
외부 개입 없이 내부 인원만 참여하는 익명 투표 사이트가 필요할 때
전국 분산 구성원을 대상으로 한 설문·수요조사
응답 결과를 별도 가공 없이 행정 자료로 바로 쓰고 싶을 때
경품 이벤트나 인적사항 수집을 설문과 함께 한 번에 처리하고 싶을 때
두 사례가 시사하는 건 단순합니다. 도구가 바뀌면 담당자의 업무 방식이 달라진다는 것. 결과 취합에 쓰던 시간이 줄고, 데이터 품질에 대한 불안이 사라지고, 무엇보다 결과물을 더 자신 있게 보고서에 올릴 수 있게 됩니다. 작은 변화처럼 보이지만, 반기에 한 번씩 반복되는 업무라면 그 차이는 꽤 크게 쌓입니다.
우리 학교에서도 이렇게 쓸 수 있을지 궁금하시다면, 대학교 활용 사례를 확인해보세요. 검토하신 후 구체적인 운영 방식이 궁금하시다면 문의 주시면 담당자가 직접 안내해드립니다.
